Unit 1: AM TELEFON

Back

Aims and Objectives

In this unit you will learn vocabulary related to telephone communications.

You will practise the following skills and functions:

  • Listening for information
  • Dealing with in-coming and out-going calls

The grammar focus of this unit is:

Vocabulary

Terms

answer, to
call, to
hang up, to
engaged
fax
mobile telephone
cell phone, mobile
telephone
telephone book
telephone directory
call
answering machine
caller (male)
caller (female)
receiver
return call
information
direct dialling
secret number
yellow pages
international dialling code
line
message
phone card
telephone box
switchboard
dialing code
get through, to
leave a message, to
relay a message, to
free of charge
telephone, to
connect, to
dial, to
wait, to
pass on, to
repeat, to
call back, to

Phrases

Goodbye.
Please hold.
Just a moment please.
Sorry, you have the wrong number.
Hello.
I’m calling about ...
I’m calling from ...
I’ll call you back later.
I’d like to speak to ...
Can I take a message?
Can I help you?
Could you spell that for me please?
Could you repeat that please?
Who’s speaking please?

Vocabulary Practice

Exercise 1: Test Yourself

Fill in the correct translation for each of the terms below.

  1. ?
  2. ?
  3. ?
  4. ?
  5. ?
  6. ?
  7. ?
  8. ?
  9. ?
  10. ?
  11. ?
  12. ?
  13. ?
  14. ?
  15. ?
  16. ?
  17. ?
  18. ?
  19. ?
  20. ?
  21. ?
  22. ?
  23. ?
  24. ?
  25. ?
  26. ?
  27. ?
  28. ?
  29. ?
  30. ?
  31. ?
  32. ?
  33. ?
  34. ?
  35. ?
  36. ?
  37. ?
  38. ?
  39. ?
  40. ?
  41. ?
  42. ?
  43. ?
  44. ?
  45. ?
  46. ?
  47. ?
  48. ?
  49. ?
  50. ?
  51. ?
  52. ?

Listening Comprehension

Exercise 1: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:
Transcript:
AnruferGuten Tag. Spreche ich mit Helga Steiner?
SekretärinNein. Hier spricht Martina Schwarz. Ich bin die Sekretärin von Frau Steiner.
AnruferAha. Könnte ich bitte mit Frau Steiner sprechen?
SekretärinEs tut mir Leid, Frau Steiner ist im Moment nicht im Büro.

:Kann ich etwas ausrichten? :Anrufer: Nein danke. Ich rufe später noch einmal an.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. Der Anrufer möchte:
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Der Anrufer kann nicht mit Frau Steiner sprechen, weil:
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Der Anrufer wird:
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Exercise 2: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:
Transcript:
MannGuten Tag. Könnte ich bitte mit Herrn Ratenau sprechen?
FrauWer spricht bitte?
MannMein Name ist Rodriguez. Ich rufe aus Valencia in Spanien an.
FrauEinen Moment bitte. Ich verbinde Sie mit Herrn Ratenau.
MannDanke.
This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. Der Anrufer ist:
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Der Anrufer heißt:
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Woher ruft der Mann an?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Worum bittet ihn die Frau?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Exercise 3: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:
Transcript:
FrauGuten Tag. Könnte ich bitte mit Herrn Popescu sprechen?
MannEntschuldigung, könnten Sie das bitte wiederholen?
FrauPopescu, Adrian Popescu.
MannEs tut mir Leid. Hier gibt es keinen Herrn Popescu.
FrauWie bitte? Das gibt es ja nicht. Spreche ich nicht mit Euro Transport Bukarest?
MannNein. Hier ist das China-Restaurant „Golden Palace“ in Budapest. Sie haben die falsche Nummer.
FrauOh, entschuldigen Sie bitte. Auf Wiederhören.
This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. Mit wem spricht die Frau?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Mit wem möchte sie sprechen?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Was ist richtig?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Exercise 4: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:
Transcript:
DanielaWen rufst du an?
SilviaDie Auskunft. Ich brauche eine Nummer.
DanielaWelche Nummer?
SilviaIch muss am Institut anrufen.
DanielaHast du die Nummer nicht?
SilviaNein, nur die Fax-Nummer und die Handy-Nummer. Aber das Handy ist ausgeschaltet.
DanielaHast du in den Gelben Seiten nachgesehen?
SilviaJa, aber ich habe das Institut nicht in den Gelben Seiten gefunden.
DanielaDann musst du wohl die Auskunft anrufen…
SilviaDas versuche ich doch! Aber die Leitung ist besetzt.
DanielaDann leg auf und wähle noch einmal!
This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. Silvia ruft
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Wo hat Silvia die richtige Nummer gesucht?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Was braucht Silvia?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Warum erreicht Silvia die Auskunft nicht?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Exercise 5: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:
Transcript:

Vermittlung: Schönen guten Tag. Wie kann ich Ihnen helfen?

Hr. SemperGuten Tag. Könnten Sie mir bitte die Nummer von Familie Mader in Hamburg geben?
VermittlungEinen Moment bitte. … Wie ist die genaue Adresse bitte?
Hr. SemperHerderstraße 5, denke ich. Vierter Stock.
VermittlungOh, es tut mir Leid. Familie Mader hat eine Geheimnummer. Ich darf Ihnen die Nummer nicht sagen, kann aber versuchen Sie zu verbinden. Soll ich Sie gleich verbinden?
Hr. SemperDas wäre sehr freundlich. Danke.
This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. Mit wem möchte Herr Semper sprechen?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Mit wem spricht Herr Semper?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Was ist richtig?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Warum kann die Vermittlung die Nummer nicht weitergeben?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Exercise 6: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:
Transcript:
SekretärinStadtbank. Guten Morgen. Kann ich Ihnen helfen?
AnruferJa. Bitte verbinden Sie mich mit Herrn Braun.
SekretärinGerne. Wer spricht bitte?
AnruferPeter Meier.
SekretärinEinen Moment bitte, Herr Meier. … Herr Meier? Es tut mir Leid, Herr Braun ist gerade in einer Besprechung.
AnruferOh je. Es ist wirklich dringend!
SekretärinKann ich etwas ausrichten? Oder wollen Sie später zurückrufen?
AnruferEr soll mich bitte so schnell wie möglich zurückrufen. Er hat meine Nummer.
SekretärinGerne. Ich werde es ihm ausrichten. Danke für Ihren Anruf Herr Meier. Auf Wiederhören.
This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. Wo arbeitet Herr Braun?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Was ist richtig?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Wo ist Herr Braun jetzt?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Der Name des Anrufers ist...
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Was ist richtig?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Exercise 7: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:
Transcript:
AnruferHallo, spreche ich mit dem Hotel Eurocont in Wien?
RezeptionJa. Was kann ich für Sie tun?
AnruferIch möchte bitte ein Zimmer buchen.
RezeptionEin Einzel- oder ein Doppelzimmer?
AnruferEin Einzelzimmer für zwei Nächte. Für den 8. und 9. April.
RezeptionSehr gerne. Wie ist Ihr Name bitte?
AnruferMein Name ist Sarah Tartaglia.
RezeptionKönnten Sie das buchstabieren bitte?
AnruferJa klar. Mein Vorname ist Sarah: S-A-R-A-H. Und mein Familienname ist Tartaglia: T-A-R-T-A-G-L-I-A.
RezeptionDann brauche ich noch Ihre Telefonnummer bitte, Frau Tartaglia.
AnruferMeine Handy-Nummer ist 347-33-52-0-44. Die Landesvorwahl für Italien ist 39.
RezeptionSchönen Dank. Ich wünsche Ihnen eine gute Anreise, Frau Tartaglia. Auf Wiederhören.
This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. Woher kommt Frau Tartaglia?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Wo ist das Hotel?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Wann möchte Frau Tartaglia nach Wien fahren?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Welches Zimmer möchte Frau Tartaglia?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Wie lange möchte sie im Hotel bleiben?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

General Comprehension

Exercise 1: True/False Statements

For each of the statements below, choose True or False.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. Wenn Sie ins Ausland anrufen, brauchen Sie die Landesvorwahl.


    ?
  2. Sie brauchen keine Landesvorwahl, wenn Sie mit dem Handy ins Ausland anrufen.


    ?
  3. Wenn jemand sagt, dass Sie dranbleiben sollen, müssen Sie den Hörer auflegen.


    ?
  4. Wenn die Leitung besetzt ist, legen Sie auf und rufen noch einmal an.


    ?
  5. Eine Geheimnummer findet man in keinem Telefonbuch.


    ?
  6. Bei der Vermittlung erhält man auch Auskunft über ausländische Telefonnummern.


    ?
  7. In den Gelben Seiten findet man die Nummern von Unternehmen und Firmen.


    ?
  8. Gebührenfreie Telefonnummern sind nicht gratis.


    ?
  9. Faxgeräte sind nicht mit der Telefonleitung verbunden.


    ?
  10. Einige Unternehmen haben eine Leitung für Fax und Telefon.


    ?

Exercise 2: Sentence Completion

Speaking Practice. Complete the sentences you hear, using the example as a model.

Press ‘Play’ to listen to the instructions:

Grammar Practice

Exercise 1: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
Example:

Der Anrufer möchte eine Nachricht hinterlassen.
Möchte der Anrufer eine Nachricht hinterlassen?

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?
  9. A.
    B. ?
  10. A.
    B. ?

Exercise 2: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
Example:

Möchte der Anrufer eine Nachricht hinterlassen?
Ja, der Anrufer möchte eine Nachricht hinterlassen.

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?
  9. A.
    B. ?
  10. A.
    B. ?

Exercise 3: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
Example:

Möchte der Anrufer eine Nachricht hinterlassen?
Nein, der Anrufer möchte keine Nachricht hinterlassen.

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?
  9. A.
    B. ?
  10. A.
    B. ?

Exercise 4: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
Example:

Könnten Sie einen Moment warten bitte?
Ihm eine Nachricht weitergeben.
Könnten Sie ihm eine Nachricht weitergeben, bitte?

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?
  9. A.
    B. ?

Exercise 5: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
Example:

Eine Nachricht hinterlassen.
Kann ich eine Nachricht hinterlassen, bitte?

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?

Exercise 6: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
Example:

Könnten Sie später zurückrufen, bitte?
Es tut mir Leid, ich kann später leider nicht zurückrufen.

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?

Exercise 7: Selections

Chose the correct answer.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. a. 
    b. 
    ?
  2. a. 
    b. 
    ?
  3. a. 
    b. 
    ?
  4. a. 
    b. 
    ?
  5. a. 
    b. 
    ?
  6. a. 
    b. 
    ?
  7. a. 
    b. 
    ?

Consolidation

Exercise 1: True/False Statements

For each of the statements below, choose True or False.

Recording:
Transcript:

Die richtige Telefonkultur ist sehr wichtig. Für einen Anrufer sind Sie oft die erste Kontaktperson Ihres Unternehmens. Hier sind ein paar Punkte, die Sie sich merken sollten.

Wenn Sie in der Telefonzentrale arbeiten, lassen Sie den Anrufer nicht warten. Sagen Sie den Namen Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation und Ihren eigenen Namen deutlich und nicht zu schnell, sodass Sie der Anrufer nicht zu bitten braucht, alles zu wiederholen. Wenn Sie den Anrufer nicht sofort verbinden können und er warten möchte, informieren Sie den Anrufer darüber, was gerade passiert.

Sind Sie immer geduldig und höflich und vergessen Sie nicht, hilfsbereit zu sein. Wählen Sie eine angenehme Tonlage. Lächeln Sie immer am Telefon!

Wenn Sie eine Sekretärin in einer Abteilung sind und ein Anrufer zu Ihnen verbunden wird, nennen Sie den Namen der Abteilung und Ihren eigenen Namen. Zum Beispiel: „Verkaufsabteilung. Maria Herder.” Achten Sie darauf, dass Sie genau und aktiv zuhören, also dem Anrufer mit ‘Ja.’ oder ‘Aha…’ zeigen, dass Sie ihm noch zuhören. Wenn der Anrufer zu schnell oder mit einem eigenartigen Dialekt spricht, bitten Sie ihn einfach darum, langsamer zu sprechen. Das spart Zeit und verhindert Missverständnisse. Denken Sie auch daran, sich während des Telefonats Notizen zu machen. Wenn der Anrufer mit einer Kollegin in Ihrer Abteilung sprechen möchte, dies jedoch nicht möglich ist, weil sie gerade beschäftigt oder nicht im Büro ist, fragen Sie, ob er eine Nachricht hinterlassen möchte.

Wiederholen Sie am Ende des Telefongesprächs das Wichtigste und verabschieden Sie sich immer freundlich.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. Ihre Telefonkultur hilft, einen guten Eindruck vom Unternehmen zu vermitteln.


    ?
  2. Lassen Sie die Anrufer immer warten, bevor Sie den Hörer abnehmen.


    ?
  3. Sie müssen versuchen, hilfsbereit und höflich zu sein.


    ?
  4. Wenn Sie den Anrufer nicht verstehen, bitten Sie ihn nicht, langsam zu sprechen.


    ?
  5. Sagen Sie nie den Namen Ihres Unternehmens, wenn Sie sich am Telefon melden.


    ?
  6. Wenn Sie sehr schnell sprechen, sparen Sie viel Zeit.


    ?
  7. Es ist immer wichtig, sich bei einem Telefongespräch Notizen zu machen.


    ?
  8. Wenn der Anrufer mit jemandem sprechen möchte, der nicht erreichbar ist, bieten Sie an, eine Nachricht weiterzugeben.


    ?
  9. Wiederholen Sie wichtige Fakten am Ende des Telefongesprächs.


    ?
  10. Nehmen Sie sich keine Zeit für einen Anrufer, der Ihnen unsympathisch ist.


    ?

Exercise 2: Dictation

Listen to the complete recording first. Then go to the textbox and use the ‘>’ key to listen to the text section by section. Type what you hear into the textbox. For detailed instructions, read the Exercise Help.

Recording:
Transcript:

Die richtige Telefonkultur ist sehr wichtig. Für einen Anrufer sind Sie oft die erste Kontaktperson Ihres Unternehmens. Hier sind ein paar Punkte, die Sie sich merken sollten. Wenn Sie in der Telefonzentrale arbeiten, lassen Sie den Anrufer nicht warten. Sagen Sie den Namen Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation und Ihren eigenen Namen deutlich und nicht zu schnell, sodass Sie der Anrufer nicht zu bitten braucht, alles zu wiederholen. Wenn Sie den Anrufer nicht sofort verbinden können und er warten möchte, informieren Sie den Anrufer darüber, was gerade passiert.

?

Exercise 3: Cloze

Listen to the recording carefully and then fill in the gaps in the text below using the same words.

Recording:
Transcript:

Sind Sie immer geduldig und höflich und vergessen Sie nicht, hilfsbereit zu sein. Wählen Sie eine angenehme Tonlage. Lächeln Sie immer am Telefon! Wenn Sie eine Sekretärin in einer Abteilung sind und ein Anrufer zu Ihnen verbunden wird, nennen Sie den Namen der Abteilung und Ihren eigenen Namen. Zum Beispiel: „Verkaufsabteilung. Maria Herder.” Achten Sie darauf, dass Sie genau und aktiv zuhören, also dem Anrufer mit ‘Ja.’ oder ‘Aha…’ zeigen, dass Sie ihm noch zuhören. Wenn der Anrufer zu schnell oder mit einem eigenartigen Dialekt spricht, bitten Sie ihn einfach darum, langsamer zu sprechen. Das spart Zeit und verhindert Missverständnisse. Denken Sie auch daran, sich während des Telefonats Notizen zu machen. Wenn der Anrufer mit einer Kollegin in Ihrer Abteilung sprechen möchte, dies jedoch nicht möglich ist, weil sie gerade beschäftigt oder nicht im Büro ist, fragen Sie, ob er eine Nachricht hinterlassen möchte. Wiederholen Sie am Ende des Telefongesprächs das Wichtigste und verabschieden Sie sich immer freundlich.

Sind Sie immer geduldig ? höflich und vergessen Sie nicht, hilfsbereit ? sein. Wählen Sie eine angenehme Tonlage. Lächeln Sie immer ? Telefon! Wenn Sie eine Sekretärin in ? Abteilung sind und ein Anrufer zu Ihnen verbunden wird, nennen Sie den Namen der Abteilung und Ihren ? Namen. Zum Beispiel: „Verkaufsabteilung. Maria Herder.” Achten Sie darauf, dass Sie genau und aktiv zuhören, also dem Anrufer mit ‘Ja.’ oder ‘Aha…’ zeigen, dass Sie ihm noch zuhören. Wenn der Anrufer ? schnell oder mit einem eigenartigen Dialekt spricht, bitten Sie ihn einfach darum, langsamer zu ?. Das spart Zeit und verhindert Missverständnisse. Denken Sie auch daran, sich während des Telefonats Notizen ? machen. Wenn der Anrufer ? einer Kollegin in Ihrer Abteilung sprechen möchte, dies jedoch nicht möglich ist, weil sie gerade beschäftigt oder nicht im Büro ist, fragen Sie, ob er eine Nachricht hinterlassen ?. Wiederholen Sie am Ende des Telefongesprächs das Wichtigste und verabschieden Sie sich immer freundlich.

Exercise 4: Gap Filling

Choose the correct option to fill the gaps in the following sentences.

This exercise can be also done purely aurally/orally:
  1. Hallo. Kann ich bitte ____ Susanne sprechen?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Sie ist ____ nicht in ihrem Büro.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Wer ____ bitte?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Einen Moment bitte. Ich ____ Sie.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Es tut mir Leid. Sie haben ____.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  6. Sein Handy muss ____.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  7. Hallo? Spreche ich ____ Dr. März?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  8. Gestern habe ich einen Anruf ____ Finnland erhalten.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  9. Bitten Sie ihn, mich zurückzurufen. Er ____ meine Nummer.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  10. Gerne. Ich gebe die Nachricht ____.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  11. Danke ____ Ihren Anruf.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  12. Könnten Sie bitte Ihren Namen ____?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  13. Die Landes____ für Italien ist 3-9.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  14. ____ Sie am Telefon!
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  15. Wenn ein Anrufer zu schnell spricht, bitten Sie ihn, ____ zu sprechen.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  16. Wenn Sie eine ____ aufschreiben, notieren Sie den Namen des Anrufers.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  17. Sind Sie hilfsbereit und ____.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  18. Wenn Sie ein Unternehmen suchen, sehen Sie in den ____ Seiten nach.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  19. Beginnen die gebühren____ Nummern in allen Ländern mit 0-800?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  20. Wissen Sie, wer ____ Telefon erfunden hat?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Checklist

When you finish this unit, you should be able to:

  • Make a call
  • Leave a message
  • Take a message
  • Spell
  • Repeat telephone numbers
Version 2.0 (2011-12-07 01:30 CET)
Warning: Media Player unavailable. Use a JavaScript enabled browser.